Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Die Diakonie Güstrow setzt sich aktiv für mehr Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung ein – auch im Bereich der Druck- und Kopiertechnik. Mit rund 1.000.000 Drucken und Kopien pro Jahr ist der Papierverbrauch nach wie vor sehr hoch. Besonders auffällig: Während das Gesamtvolumen der Ausdrucke in den letzten fünf Jahren zwar zurückgegangen ist, steigt der Anteil der Farbdrucke kontinuierlich an. Farbdrucke sind jedoch nicht nur kostenintensiver, sondern verbrauchen auch mehr Ressourcen und belasten die Umwelt stärker als Schwarz-Weiß-Ausdrucke.

Um diesem Trend entgegenzuwirken und den Weg zum papierlosen Büro zu ebnen, wurde von unserer IT-Abteilung das Druckerkonzept umfassend überarbeitet. Ein erster wichtiger Schritt war die detaillierte Ist/Soll-Analyse aller Standorte, bei der Funktionen und Leistungsumfang der Geräte bewertet wurden. Die gesamte Hardware, inklusive Serviceleistungen und Verbrauchsmaterialien, wird über eine monatliche Gebühr finanziert und regelmäßig ausgetauscht. Alle Systeme werden zentral verwaltet, wodurch Effizienz und Transparenz steigen.

Ein zentrales Element der Umstellung ist die Einführung von E-Follow-Printing: Druckaufträge werden erst nach persönlicher Authentifizierung (per PIN, Chip oder Passwort) am Gerät ausgegeben. Das erhöht die Datensicherheit und verhindert unnötige Ausdrucke. Zudem wurde die Anzahl der Druckertreiber drastisch reduziert – von zuvor 70 bis 80 auf nur noch drei Systeme. Das erleichtert nicht nur die Verwaltung, sondern sorgt auch für einen reibungslosen Ablauf an allen Standorten.

Ebenfalls verändert sich das Nutzerverhalten: Das Scannen gewinnt immer mehr an Bedeutung, jeder zweite Gang zum Kopierer dient inzwischen nicht mehr dem Drucken, sondern dem digitalen Erfassen von Dokumenten. Damit wird der Wandel hin zum papierlosen Büro aktiv gefördert.

Die Diakonie Güstrow verfolgt mit diesen Maßnahmen das Ziel, den Papierverbrauch weiter zu senken, den Anteil an ressourcenschonenden Schwarz-Weiß-Ausdrucken zu erhöhen und die Digitalisierung voranzutreiben – für mehr Nachhaltigkeit und einen verantwortungsvollen Umgang mit unseren Ressourcen.